第一章 總 則
第一條 為加強本基金會檔案管理，促進檔案管理規(guī)范化、標準化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局第１號令），參照《民政部、國家檔案局關于印發(fā)<社會組織登記檔案管理辦法>的通知》(民發(fā)〔2010〕101號)等規(guī)定和本基金會章程，結合實際，制定本制度。
第二條 檔案工作堅持統(tǒng)一管理、分工負責的原則，本基金會秘書處負責基金會檔案的統(tǒng)一管理，各相關部門負責各自業(yè)務工作中形成的文件材料的收集、整理、歸檔，并支持、配合做好檔案管理工作。
第三條 檔案管理部門應指定檔案管理人員負責接收檔案資料，并做好檔案資料的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等具體管理工作，確保檔案資料妥善保管、有序存放、方便查閱。
第二章 歸檔范圍
第四條 歸檔范圍按照有關規(guī)定執(zhí)行。凡是反映本基金會工作活動、具有參考利用和保存價值的各種門類和載體的文件資料，均應及時歸檔。
第三章 歸檔要求
第五條 凡屬歸檔范圍的文件材料，應按規(guī)定收集齊全，認真整理，按時向檔案管理人員移交。各項業(yè)務工作中形成的文件材料的歸檔率、完整率應達到100％，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條 歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式文件材料。有關人員要嚴格把關，不得將不合規(guī)范的文件材料歸檔。
第七條 歸檔的文件材料應當齊全完整，以“件”為單位進行整理。一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，傳真件應當復印并與原件為一件，請示與批復各為一件，一次上報的多份表格，每份表格可為一件。
第八條 歸檔文件應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批復在前、請示在后，并符合長期保管的質量要求。
第九條 建立電子檔案，有電子版的歸檔文件，一律與紙質文件同步存檔，并做好電子檔案的備份存儲工作。
第十條 歸檔文件資料必須按規(guī)定時間歸檔，嚴格歸檔手續(xù)。歸檔時應擬制移交清單一式二份，交接雙方據(jù)此查驗清點檔案，簽名交接。
第十一條 應當建立檔案名錄等檢索工具。
第四章 檔案的保管、移交、銷毀
第十二條 檔案保管應配置安全防范設施，加強防火、防盜、防潮、防塵、防蟲等工作，保證檔案的完好與安全。定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
第十三條 檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)秘書長和理事長批準，由檔案管理人員陪同并辦理登記手續(xù)，可以提供查閱、摘抄、復印。查閱檔案時，嚴禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺。發(fā)現(xiàn)上述情況應追究當事人責任。
第十四條 檔案移交、銷毀按有關法律規(guī)定執(zhí)行。
第五章 附 則
第十五條 本制度未盡事宜或與有關規(guī)定不一致的，按有關規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本制度由理事會負責解釋。
第十七條 本制度由理事會審議通過后執(zhí)行。
