根據(jù)《中華人民共和國會計法》等相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

本辦法適用于財務(wù)會計軟件操作人員。 

第一章   崗位職責

財務(wù)核算必須使用財務(wù)軟件進行，并建立基金會的會計電算化崗位責任制，明確各電算化崗位的職責范圍。電算化會計崗位和工作職責劃分如下：

財務(wù)負責人具體負責會計電算化軟件的管理。

財務(wù)部計算機僅限本部門及有業(yè)務(wù)關(guān)系的人員使用，其他人員使用須經(jīng)財務(wù)部負責人批準。

不得使用財務(wù)部計算機進行與基金會業(yè)務(wù)無關(guān)的工作。

不得進行有害計算機設(shè)備和危害計算機系統(tǒng)的操作。

使用計算機后應(yīng)及時清理自己處理的相關(guān)文件，對無用的文件應(yīng)及時刪除，不得隨意占用硬盤空間。

工作完畢及時關(guān)機，關(guān)閉電源。

請愛護機器設(shè)備，經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進行保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保持辦公室和設(shè)備的整潔，維護設(shè)備的良好運行狀態(tài)，防止意外事故的發(fā)生。 

第二章   權(quán)限管理

1.操作人員必須通過“口令”登錄財務(wù)軟件系統(tǒng)，操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密，泄漏密碼產(chǎn)生嚴重后果的應(yīng)追究相關(guān)責任人的責任。

2.財務(wù)軟件系統(tǒng)登錄密碼先由財務(wù)負責人在賬套管理中統(tǒng)一設(shè)定初始密碼，并通知會計操作人員，再由會計操作人員在客戶端自行更改。

3.會計人員在財務(wù)軟件系統(tǒng)中均應(yīng)以實名進行用戶登記，并由財務(wù)負責人根據(jù)內(nèi)部控制制度規(guī)定的原則賦予相應(yīng)操作權(quán)限。

4.出納人員只有現(xiàn)金管理系統(tǒng)的管理權(quán)限。 

第三章   日常操作程序

1.會計人員應(yīng)根據(jù)會計原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證，并打印紙質(zhì)記賬憑證，同時簽名或蓋章確認。

2.財務(wù)負責人審核記賬憑證及所附原始憑證，審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認，并立即對機內(nèi)對應(yīng)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時核對機內(nèi)記賬憑證，應(yīng)將原打印出的記賬憑證與機內(nèi)憑證核對無誤后，才能對機內(nèi)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作，嚴禁未經(jīng)核對執(zhí)行“成批審核”操作。

3.操作人員離開操作使用計算機的工作現(xiàn)場，應(yīng)立即退出財務(wù)軟件系統(tǒng)，否則應(yīng)承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。

4.計算機硬件、軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度。

為開展會計電算化配備必要的計算機，硬件設(shè)備和軟件。會計至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng)，對重要會計數(shù)據(jù)更新或修改后應(yīng)及時進行備份，會計年度結(jié)束后及時進行刻錄備份。

第四章   電算化會計檔案的日常管理

1.電算化會計檔案管理

電算化會計檔案包括存儲在磁盤介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及財務(wù)軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。

1.1使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表，由基金會會計負責保管。

1.2會計電算化記賬憑證制單完成后應(yīng)立即打印輸出，打印的記賬憑證上應(yīng)有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章。

1.3現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊。

1.4各類賬簿在每一會計年度結(jié)束后三個月內(nèi)必須完整打印，裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質(zhì)會計檔案有缺損時，必須補充打印。

1.5每月結(jié)束后30日內(nèi)、年度結(jié)束后60日內(nèi)，財務(wù)人員應(yīng)將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊，由財務(wù)負責人和裝訂人員簽名或蓋章，存檔妥善保管。

1.6存儲在磁盤存儲介質(zhì)上的會計電子文檔由財務(wù)負責人保管。

1.7保存的會計檔案應(yīng)為基金會積極提供利用，檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

2.電算化會計檔案的保管要求

2.1電算化會計檔案存放地點應(yīng)達到防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等要求。

2.2對紙質(zhì)會計檔案和存貯介質(zhì)保存的會計檔案應(yīng)分類保存。

2.3計算機打印的會計憑證、會計賬簿、會計報表的保管期限及電子會計檔案的保管期限應(yīng)與手工賬保管期限一致；會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

2.4電算化會計檔案必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

2.5各種會計資料（包括紙質(zhì)和用存貯介質(zhì)保存的會計數(shù)據(jù)），未經(jīng)基金會領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和帶出基金會。經(jīng)基金會領(lǐng)導(dǎo)同意借閱會計資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)。存放在存貯介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認真檢查其安全性和完整性，防止感染病毒和數(shù)據(jù)丟失。

本辦法經(jīng)第三屆第八次會議決議通過，自2021年12月26日生效。